Elaboración de documentos profesionales

TIPOS DE COMUNICACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN

Descendente

Canales:

• Instrucciones verbales directas
• Circulares
• Boletines
• Avisos
• Manuales de Bienvenida

Problemas:

• Jerarquización – bypass (saltar la cadena)
• Excesivos eslabones en la cadena
• Barreras físicas de la ubicación de los distintos departamentos
• Barreras psicológicas

Ascendente Feedback a la comunicación descendente

Canales:

• Informes
• Carta
• Email
• Buzones de sugerencias
• Encuesta y entrevistas
• Reuniones
• Seminarios de quejas y sugerencias
• Estudios

Problemas:

• Los jefes no escuchan

Horizontal. Mismo nivel jerárquico. Coordinación, unificar criterios, seguimiento de temas interdepartamentales, evitar duplicidades.

Canales:

• Reuniones interdepartamentales
• Mensajes

Problemas:

• Exceso de reuniones
• Generación de rumores

ESCRITURA PROFESIONAL

Es una herramienta al servicio de la inteligencia. Permite reflexionar y estructurar el mensaje antes de emitirlo. Favorece la capacidad de persuasón si se domina. Si no, da mala imagen.

Existe una imposibilidad de feedback (reacción) inmediato, como ocurre con la comunicación verbal.

La permanencia en el tiempo de lo escrito es otra de sus características. Se da un desconocimiento exacto de los receptores finales, yexige conocer y aplicar las reglas gramaticales.

Dificultades

Psicológicas

• Autocensura (evaluar al tiempo que escribes)
• Autocrítica
• Estado de ánimo

Operativas. Esfuerzo intelectual elevado

• Hallar idea
• Ordenarlas
• Hallar palabras
• Construir frases
• Ordenar frases

Capacidades

• Hemisferio izquierdo
• Hemisferio derecho

Resulta necesario tiempo suficiente y entorno agradable. Al escribir se ponen en marcha los dos hemisferios del cerebro.

• Izquierdo: Denotación, análisis, lógica planificación, linealidad, cifras, cálculo
• Derecho: Connotación, síntesis, globalidad, conceptos, visualización, sentido artístico, espiritualidad, emociones.

Comunicación interna

• Coordina acciones y gana en eficacia
• Comunicación en la distancia para comerciales o departamentos externos
• Transmite valores de la empresa
• Escribir bien supone ahorrar tiempo y dinero

Comunicacón externa

• Es el reflejo de la calidad y profesionalidad de la empresa
• Forma parte de la imagen transmitida al exterior
• Transmite la orientación hacia el cliente
• Herramienta vital en el proceso comercial.

Fases de la escritura

1. Enfoque y truco. Análisis de situaócin y objetivo del escrito y características del receptor.
2. Contenido. Generación de ideas que pueden convergir o divergir.
3. Información. Selección de la información y discriminación de lo inútil.
4. Estructuración del contenido. Ideas principales e ideas secundarias. Resaltar las más importantes.
5. Redacción. Primer borrador
6. Revisión. Segundo borrador
7. Valoración. Ajustes en la redacción
8. Pulido. Texto eficaz

Estilo de redacción

Debe ser breve, conciso y directo, muy similar al periodístico. Hay que comunicar sin dar lugar a interpretaciones por parte del receptor.

Conviene usar frases cortas (12-16 palabras). Las que tienen más de 26 palabras sólo las entiende el 26% de la población.

Si un párrafo tiene 3 o 4 frases no está suficientemente estructurado.

No hay que repetir una misma idea en párrafos diferentes.

Hay que transmitir las ideas de forma clara.

Es útil seguir la estructura del periodismo aplicando las famosas "6 W" (qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué) y la también estructura periodística de la pirámide invertida (la información más importante al principio.

El 80% del texto deben ser palabras breves y es aconsejable utilizar palabras usuales y sencillas. No renunciar al lenguaje técnico, pero sí a los tecnicismos innecesarios, y desterrar las palabras ambiguas y los términos rimbombantes.

Utilizar “o sea” o “es decir” implica que la frase previa no está clara y convendría revisarla.

Uso de verbos

La forma verbal activa aporta al texto dinamismo, actualidad. El estilo impersonal supone formalidad y distancia. La forma positiva, mejor que la negativa, y el tiempo verbal presente siempre es mejor que el pasado y futuro. Genera inmediatez, disponibilidad.

Consejos

• Frases cortas, máximo 20 palabras
• Párrafos cortos, máximo 100 palabras
• Cada párrafo un mensaje o idea
• Epígrafes cortos, máximo 10 palabras
• Redacción sistemática
• Estilo impersonal
• Verbos en forma activa
• Tiempos simples
• Rigor: un dato vale más que 1.000 argumentos
• Estructura: Planteamiento, nudo y desenlace
• ortografía y gramática
• Claridad, brevedad y concisión

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES

Carta

• Medio de comunicación exterior por excelencia
• Suele usarse papel institucional con el logotipo de la empresa

Pauta para la redacción

• Zona superior derecha: lugar emisión y fecha
  • Destinatario familiar: Palma, 9 de mayo de 2013
  • ???: Palma, 9-mayo-13
  • Distante: Palma, 9-05-13
  • Inglés: Palma, 2013-05-03

• Persona, cargo y dirección del destinatario
  • Sr. D./Sra. Dª (fórmula de tratamiento)
  • En nombres comerciales podemos omitir el tratamiento

• Referencia a un documento anterior
  • En contestación a su carta d fecha...

• Salutación
  • Querido amigo X (Confianza)
  • Estimado X (Formal)
  • Sr X (formal)

• Cuerpo de carta
  • Introducción: breve exposición del tema a ratar
  • Desarrollo: aportar datos objeto de la comunicación que se pretende
  • Conclusiones, solicitudes o ruegos

• Despedida. La parte más retórica, que requiere forma educada con fórmulas estándar

• Antefirma y firma

Email

• Medio de comunicación más usado por las empresas. Ahorra tiempo, espacio de archivo, papel.

Características

• Lenguaje menos formal, más parecido al teléfono
• Rapidez y accesibilidad
• Constancia y archivo
• Se usa tanto en comunicación interna como externa

Pautas para redactar

• Señalar en el asunto el tema a tratar
• Saludo general
• Estructura: introducción y desarrollo breves, utilizándo párrafos independientes
• Redaccón directa, mensajes breves. No má de 24 líneas
• Lenguaje adaptado: el mismo trato que se mantuvo anteriormente con el interlocutor. Considerar también a quien recibe con copia.
• No debe ser un documento en sí. Si hay que incluirlo se adjunta en formato pdf.
• No usar fondos ni símbolos
• No usar palabras completas en mayúsculas
• Despedida: se aconseja mostrar accesibilidad mediante la autofirma, que incluye el úmero de teléfono
• Revisar la estructura y la gramática
• Respuesta inmediata (agradecimientos, soluciones...)

Acta de reuniones

Contenidos

1. Factores críticos de una reunión

Cinco factores clave determinan el proceso de una reunión:

a) Objetivos claros. Normalmente, solucionar algo a largo plazo. Debe se conocido por todos los participantes y exponerse al inicio y al final de la reunión.

b) Contenidos: Deben ser concretos, claros y concisos. También realistas y alcanzables. Deben generar inteérs y aportar algún beneficio. Deben constar por escrito. Cinco pasos imprescindibles:

1. Delimitar el tema
2. Listar posibles temas relacionados
3. Identificar solo los temas imprescindibles para el objetivo
4. Ordenar y priorizar
5. Temporizar cada uno de ellos (por ejemplo, 20 minutos para analizar cada uno)

100. Participantes: Las cuatro “ies” (a quien convocamos)

1. Interés de la reunión para cada asistente
2. Información previa para poder seguirla adecuadamente
3. Importancia de su asistencia y su aportación a la reunión
4. Implicación en los resultados y plan de acción de la sesión

500. Material necesario. Prever:
     1. Documentación
     2. Material audiovisual
     3. Suficientematerial para todos
     4. Si se entrega material previo, recordar que hay que traerlo a la reunión
     5. probar antes el material audiovisual

e) Tiempo. Rigurosos dentro de la flexibilidad. Conocer de antemano la duración y pedir que se respeten los tiempos. Cuantificarlos bien para cada tema y su posterior debate.

El moderador tiene unpapel importante asignando turnos de palabra.

Consejos para ahorrar tiempo:

• Comenzar puntualmente
• Método de trabajo
• Facilitar documentación antes
• Trabajar en subgrupos
• Técnicas de dinamización
• Evitar perder el tiempo en discusiones

2. Fases de la reunión

Antes de la reunión. Preparación previa controlando los factores críticos

• Checklist
• Objetivo de cada tema
• Cómo desarrollar cada tema
• Técnicas apropiadas
• Tiempo para cada tema
• Documentos y materiales
• Cómo presentar cada tema
• Conclusiones que deberán extraer los ponentes
• Cómo comprobar su comprensión

Durante la reunión. Gestión adecuada del tiempo por parte de un moderador

• Administrar el tiempo y las intervenciones en función de los objetivos
• Moderador:
  • Verifica la comprensión de las conclusiones y contenidos
  • Clarifica las conclusiones en cada punto
  • Reformula cada punto en términos operativos (cómo se hace, cuándo, por qué)

Después de la reunión. Evaluación y seguimiento de acuerdos y plan de acción

• Realizar conclusiones
• Cumplimentar datos (firmas acta...)
• Recapitular temas y responder dudas.

3. Documentar la reunión

• Convocatoria
• orden del día
• Acta de la reunión. Ha de estar firmada por todos los asistentes
• Notas del acta. Borrador de lo tratado
• Documentación adjunta entregada con motivo de la reunión

4. Las personas

En toda reunión se dan dos tipos de rol:

• Roles de función: Técnicos, expertos...
• Roles de comportamiento: en función de la personalidad que exhibe cada asistente (implementador, promotor, sustentador...)
  
  
  
  

5. Técnicas de dinamización

Existen multitud de técnicas, la más común de las cuales es el Brainstorming. Consiste en generar el mayor número de ideas para facilitar y enriquecer la toma de decisiones. Sus fases son:

1. Clarificar la técnica. Aclarar reglas y procedimiento. No replicar para fomentar el proceso creativo
2. Ejercicios de precalentamiento. Promover un clima relajado
3. Definicóin de la situación
4. Creativa: ideas
5. Incubación. Selección de ideas viables
6. Categorización. Clasificación de ideas
7. Crítica. Evaluar y seleccionar la soluócin adecuada pa el problema

6. Tipos de reunión

1. Informativas. Transmiten un mensaje concreto para ser entendido y utilizado de forma clara y concisa. El mensaje debe ser estructurado, con exposición clara y concisa, adaptada al nivel del receptor. Aclaraciones y preguntas y aconsejable entregar documentación escrita. El moderador expone el tema e introduce al ponente, coordina turnos de preguntas y se asegura que todos han entendido el mensaje.

2. De toma de seguimiento. Obtiene datos de los asistentes sobre temas concretos (por ejemplo, problemas de funcionamiento). Identificar el tema y ver el conocimiento sobre el mismo, ver opiniones. Son operativas con 8-10 personas. El moderador ha de fomentar el debate y recoger sugerencias.

3. De análisis de problemas. Proponer alternativas de solución y consensuar las mejores. La metodología consiste en identificar y analizar el problema, usar métodos de generación de alternativas, debate y discusión y valoración de alternativas. El moderador deber orientar para que el grupo expresa libremente sus opiniones y no llevarlo hacia sus propias ideas técnicas de clarificación.

4. Creativas. Generar ideas nuevas para cambio y mejora continua. Se usa el brainstorming, mejor en grupos reducidos o subgrupos. Suelen tener segunda parte para analizar si las ideas extraídas tienen éxito.

5. De toma de decisiones. Segunda parte de la de generación de ideas (creativas). Persiguen establecer un plan de acción. Quién va a hacer qué, cómo y cuándo.

6. De seguimiento de proyectos. Detecta y resuelve posibles desviaciones del proyecto inicial tanto positivas como negativas. Se intercambia información y se comprueba la evolución de los objetivos y se hace un seguimiento de las tareas.

7. De negociación. Busca un acuerdo eficaz mediante alternativas que muestran un beneficio para todos. Conviene hacerlas por escrito para hacer Conviene hacerlas por escrito para hacer constar acuerdos y desacuerdos.

Informes

Tres fases:

1. Preparación
   • Investigación
   • Recogida de datos
   • Entrevistas
   • Elaboración de ideas
   • Elección del estilo de redacción
   • Elección de epígrafes

2. Estructura
   • Introducción
   • Desarrollo
   • Conclusión
     

3. Presentación
   • Formatos
   • Encabezamientos
   • Márgenes
   • Tipografía
   • Encuadernación
   • Paginación

Tipos más habituales

• De situación: problema o situación
• De diagnóstico: Qué se ha hecho al respecto
• De Resultados: Qué ha pasado después del diagnóstico
• De Seguimiento: Qué se puede hacer ahora

Estructura

• Índice
• Síntesis
• Objetivo y alcance
• Antecedentes y datos de partida
• Plan establecido
• Trabajo realizado
• Metodología
• Conclusiones
• Comentarios
• Recomendaciones
• Agradecimientos
• Bibliografía
• Anexos