Una base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. ¿Y a qué se llaman datos? Pues datos son las listas de los libros que posee una biblioteca de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados, etc.
Las bases de datos no sólo nos sirven para almacenar dichos datos, sino también para poder obtener información de los mismos relacionándolos. Por ejemplo, permiten realizar consultas tales como: ¿quéartículo se ha vendido más este mes?, ¿qué clientes compran un determinado artículo? o ¿cuál es la ganancia total del mes?
Para ello es necesario disponer de un gestor de base de datos, que no es más que un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular datos, así como organizarlos de manera significativa para
que se puedan recuperar y trabajar con ellos.
En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves: tabla, registro y campo. Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas formadas por campos y registros. En otras palabras, cada tabla está formada por columnas que contienen los campos (nombre, dirección, teléfono, DNI...) y por filas, que son los registros.
Así pues se puede decir que:
• Campo: cada una de las partes en las que se desglosa la información.
• Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.
• Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.
Si tomamos como ejemplo un listín telefónico, veremos que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañada de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.
Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesite más de una. Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas. A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla (como sería el caso del linstín) se habla de una base de datos plana.
Antes de diseñar una base datos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.
2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.
También conviene tener presente la posibilidad de crear bases de datos en red, que permiten ser consultadas al mismo tiempo por varios usuarios desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán hacer consultas o introducir nuevos datos.
Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y
cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable.
Utilidad de una base de datos
Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir, almacenar y recuperar datos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos como archivadores, carpetas, etc.
Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.
El orden en una base de datos puede ser alfabético, numérico, de fecha o de hora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. Así, se puede ordenar indistintamente la tabla de “Visitas” por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se puede especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.
En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.
Cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas
(de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc.
Deshacer la búsqueda es igual de rápido.
Entre los programas informáticos de gestión de datos más conocidos se cuentan Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D y Butler.
