Gestión de bases de datos 2

Lo primero que hemos de hacer al diseñar una base de datos es pensar qué elementos de esa base deberán convertirse en tablas. Una tabla es un conjunto de registros, que son elementos con características en común. No podemos hacer una tabla donde un registro es una persona y otro un coche. Una vez identificadas esas tablas decidiremos qué relaciones hay entre ellas.

Por ejemplo, si hemos de hacer una base de datos para un hospital, diferenciaremos entre médicos, pacientes, patologías y tratamientos. Para diseñar la gestión informática del hospital tendré que ver cuál es el procedimiento desde que entra un paciente en el hospital: un médico ve a varios pacientes, aplica varios tratamientos, etc. Para ello, hay que establecer relaciones entre esas tablas.

Tipos de relaciones de tablas

Relación 1:1.- Hay muy pocas. Podría ser tipo coche/Matrícula. En la tabla coche guardaríamos como atributos: marca, modelo, color, cilindrada, número de bastidor… y en la matrícula podríamos incluir el número de matrícula, el año de matriculación, la población… En esta relación simple a cada coche le corresponde una matrícula. Para pode relacionar dos tablas ha de existir un campo igual en cada una de ellas. Se denomina campo clave. Dicho campo es el identificador.

Relación 1:N.- Access solo entiende de este tipo de relaciones. Por ejemplo: clientes y pedidos (un cliente hace muchos pedidos). Otra sería autores y libros, o categorías y productos. Este tipo de relaciones se programas de la siguiente manera. La tabla que inicia la relación tiene un identificador que ha de ser el mismo campo, pero no identificador, en la otra tabla (por ejemplo, en la tabla autor habrá un “id autor” como clave y en la de libros existirá el “id autor” y el “id libro”, que será su clave).

Relación  infinito:infinito.- Por ejemplo cliente y empleado en un supermercado. Un empleado atiende a varios clientes y un cliente es atendido por varios empleados. Cuando hay este tipo de relaciones, aparece una tabla en medio que transforma en relaciones de 1 a infinito porque Access no puede funcionar de infinito a infinito. La relación de infinito a infinito no es comprensible para el programa Access. En este caso esa tabla sería la de compra. Entonces, hará falta un identificador de empleado, otro de cliente y la tabla de en medio deberá tener esas dos id, pero sin ser clave (se les denomina campos llaves extranjeras). A su vez tendrá su propia clave que identificará a dicha tabla (ticket de compra, por ejemplo).

En el ejemplo del hospital, entre médicos y pacientes ha de haber otra tabla que evite la relación infinito a infinito. Podría ser la tabla “visita médica”. Entre pacientes y patologías también se da este tipo de relaciones. La tabla “tratamiento” sería la que nos permitiría establecer relaciones 1 a infinito entre las tablas anteriores. Para completar la base de datos habrá que establecer la relación 1 a infinito entre médicos y especialidades y entre médicos y tratamientos.

Resumiendo, para diseñar una base de datos primero pensamos qué tablas necesitamos, luego qué relaciones debemos establecer entre ellas, y luego qué campos la componen.

Clave combinada. En ocasiones habrá tablas que necesiten combinar dos campos para obtener una misma clave porque por separado sus valores se repiten. Por ejemplo en una hipotética tabla que recoja beneficios por trimestres se repetirían años y trimestres. La solución sería que el campo clave fuera la combinación de año y trimestre, que nunca se repetirá (2013 -T1).

Vamos a elaborar nuestra propia base de datos, que será una discoteca:

El primer paso es definir el contenido de las tablas y sus respectivos campos de información:

TABLAS:

Artista/Grupo

•        IdArt: autonumérico
•        NombreArt: texto
•        Integrantes: numérico
•        Nacionalidad: texto
•        Año debut: fecha
•        IdGénero: numérico
•        Foto: objeto Ole
•        Website: hipervínculo

Álbumes

•        IdAlbum: autonumérico
•        Título: texto
•        Año publicación: numérico
•        Canciones: numérico
•        Premios: deslegable
•        Portada: objeto ole
•        Precio: moneda
•        Vídeo: hipervínculo

Géneros

•        Id Género
•          Nombre 
•          R'n'B
•        Funk
•        Soul
•        Blues
•        Jazz
•        Pop
•        Rock
•        Disco
•        Dance
•        Country
•        Latino
•        Clásico, etc.

Establecemos relaciones entre las tres tablas

Para que la base de datos funcione correctamente debemos relacionar esas tres tablas uniendo campos similares que permitan que los datos fluyan. Para ello tendremos que unir el campo IDArtista de la Tabla Artistas con el campo IDArtista de la Tabla Albumes, el campo IDGénero de la Tabla Artistas con el campo IDGénero de la Tabla Géneros y el campo IDGénero de esa misma tabla con el campo IDGénero de la Tabla Álbumes.

Abrimos la Tabla Álbum y vamos a Diseño (icono regla/cartabón del margen superior izquierdo de la pantalla). Clicamos en el desplegable que hay junto a IDGénero y señalamos Asistente para búsqueda.

A continuación clicamos “siguiente”, seleccionamos “géneros”, “siguiente”, traspasamos nombreG a la derecha con el icono “>”,“siguiente”, seleccionamos NombreG en “ordenar”, “siguiente”, “siguiente”, habilitar integridad de datos y finalizar.

Creamos formularios 

Para introducir datos en nuestra base seleccionaremos la tabla para la que queremos el formulario, iremos al menú crear, asistente para formularios y seleccionamos en columnas (ficha). Lo renombramos y ya tenemos nuestro formulario. A continuación, vamos a inicio, ver, vista diseño. La cuadrícula nos da las dimensiones del formulario. Tiene varios apartados: título y varios apartados. Las etiquetas pueden borrarse o renombrarse, pero no los campos (con fondo blanco). Para ello iremos a diseño de formulario y a formato.

Todas las cajas pueden moverse a discreción. Podemos incluir imágenes importadas para el fondo del formulario. Para seleccionarlo clicamos en el cuadradito que hay en el margen superior izquierdo. Para eliminar el fondo de la foto del formulario: Doble clic en modo diseño del formulario, recuadro, hoja de propiedades, estilo de fondo (Transparente) y estilo de bordes (transparente).

Ahora creamos una portada como un formulario más. Vamos al menú crear y elegimos formulario en blanco. Insertamos una fotografía de gran tamaño para que aparezca como fondo. A continuación cerramos esa portada y creamos botones de acceso. Para ello, abrimos la portada y vamos a diseño de la portada. Elegimos el botón XXX y clicamos en la página donde queramos que aparezca el botón. Seleccionamos operaciones con formularios y abrir formularios. Damos a siguiente y seleccionamos la tabla correspondiente y siguiente, elegimos la opción predeterminada. En texto escribimos “Ver y añadir” álbum, autor… lo que convenga y siguiente y finalizar. Ya tenemos el primer botón.

En el caso de que queramos insertar un botón de salida de la base de datos elegiremos aplicación, salir de la aplicación, texto salida o bien una imagen y finalizar.

Por último, si queremos que al abrir la base ésta lo haga por uno de sus formulario iremos a archivo, opciones, base de datos actual, mostrar formulario y elegimos el que deseamos (portada, artistas, álbumes).

Nociones de ofimática

Podría decirse que la ofimática es la evolución lógica de aplicar las modernas tecnologías a la oficina y, en ese sentido, procede de la unión de la oficina tradicional con la informática. La wikipedia nos la define como "el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas".

Su pasado reciente hay que buscarlo en la incorporación a la oficina de la máquina de escribir, la fotocopiadora o del fax, que permitieron mecanizar tareas hasta entonces manuales. Su desarrollo empezó en los años 70 del siglo pasado con la incorporación de las modernas tecnologías, pero se podría decir que arrancó una década después, tras la comercialización masiva del ordenador personal y los programas diseñados específicamente para la gestión comercial, que aumentaron la eficiencia de los procesos propios del trabajo de oficina.

Las posibilidades que programas informáticos como el paquete de Microsoft Office (excel, access, word, etc.) ofrecen en lo que se refiere a la gestión de datos justifican el origen de la ofimática. Nadie puede poner en duda, la eficacia del cálculo y procesamiento de datos que ofrece la informática, así como la capacidad de  almacenamiento de información, y el ahorro económico de los procesos, entre otras virtudes.

Un poco de informática

Podemos definir la Informática como el “conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores” (Wikipedia). o más simplemente: información automática. Contempla una parte física (el hardware o máquinas sobre las que se trabaja) y otra parte de  software (programas o utilidades en uso en los ordenadores). El usuario (la persona) completa este triunvirato informático. 

Ampliando ese mismo concepto del sistema informático, tenemos que existen diversos elementos que intervienen:

- Equipos: Ordenadores, periféricos, sistemas de comunicación.

- Procedimientos: Sistemas Operativos, aplicaciones de gestión, ofimática, sistemas de comunicación, documentación, seguridad (copias, acceso, protección).

- Personal: necesidades de personal, especialización, procedimientos de usuario, formación.

- Mantenimiento del sistema.

En ese sistema existen elementos de entrada de datos (teclado, ratón, scanner), de salida de datos (monitor, impresora) y de procesamiento de datos. Así, los datos que entran pueden ser procesados y almacenados para su posterior reutilización (salida). El almacenamiento se produce en el disco duro del ordenador y cuando el usuario trabaja con esos datos almacenados lo hace utilizando la memoria ram o a corto plazo, utilizando el escritorio.

Toda esa información se mide en bits, la unidad mínima de la información. Ocho bits forman 1 byte (b). 1024b forman un kilobyte, 1024 kb forman 1 Megabyte, 10.24 Mb forman 1 Gigabyte, 1024 Gb forman 1 Terabyte y 1024Tb forman un Petabyte.

Gestión de bases de datos

Una base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. ¿Y a qué se llaman datos? Pues datos son las listas de los libros que posee una biblioteca de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados, etc.

Las bases de datos no sólo nos sirven para almacenar dichos datos, sino también para poder obtener información de los mismos relacionándolos. Por ejemplo, permiten realizar consultas tales como: ¿quéartículo se ha vendido más este mes?, ¿qué clientes compran un determinado artículo? o ¿cuál es la ganancia total del mes?

Para ello es necesario disponer de un gestor de base de datos, que no es más que un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular datos, así como organizarlos de manera significativa para

que se puedan recuperar y trabajar con ellos.

En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves: tabla, registro y campo. Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas formadas por campos y registros. En otras palabras, cada tabla está formada por columnas que contienen los campos (nombre, dirección, teléfono, DNI...) y por filas, que son los registros.

Así pues se puede decir que:

• Campo: cada una de las partes en las que se desglosa la información.

• Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

• Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Si tomamos como ejemplo un listín telefónico, veremos que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería  absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañada de un nombre.  Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

Tipos de base de datos: planas y relacionales 

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesite más de una. Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas. A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla (como sería el caso del linstín) se habla de una base de datos plana.

Antes de diseñar una base datos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.

2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados. 

También conviene tener presente la posibilidad de crear bases de datos en red, que permiten ser consultadas al mismo tiempo por varios usuarios desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y

cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable.

El sistema de gestión de estas bases de datos con múltiples usuarios permiten asimismo limitar el acceso a la información, de forma que cada usuario sólo pueda acceder a los datos que son necesarios para el desempeño de su tarea, lo que redunda en la correcta aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Utilidad de una base de datos  

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir, almacenar y recuperar datos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos como archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.

El orden en una base de datos puede ser alfabético, numérico, de fecha o de hora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. Así, se puede ordenar indistintamente la tabla de “Visitas” por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se puede especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.

Cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas

(de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc.

Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Entre los programas informáticos de gestión de datos más conocidos se cuentan Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D y Butler.