Gestión de bases de datos 2

Lo primero que hemos de hacer al diseñar una base de datos es pensar qué elementos de esa base deberán convertirse en tablas. Una tabla es un conjunto de registros, que son elementos con características en común. No podemos hacer una tabla donde un registro es una persona y otro un coche. Una vez identificadas esas tablas decidiremos qué relaciones hay entre ellas.

Por ejemplo, si hemos de hacer una base de datos para un hospital, diferenciaremos entre médicos, pacientes, patologías y tratamientos. Para diseñar la gestión informática del hospital tendré que ver cuál es el procedimiento desde que entra un paciente en el hospital: un médico ve a varios pacientes, aplica varios tratamientos, etc. Para ello, hay que establecer relaciones entre esas tablas.

Tipos de relaciones de tablas

Relación 1:1.- Hay muy pocas. Podría ser tipo coche/Matrícula. En la tabla coche guardaríamos como atributos: marca, modelo, color, cilindrada, número de bastidor… y en la matrícula podríamos incluir el número de matrícula, el año de matriculación, la población… En esta relación simple a cada coche le corresponde una matrícula. Para pode relacionar dos tablas ha de existir un campo igual en cada una de ellas. Se denomina campo clave. Dicho campo es el identificador.

Relación 1:N.- Access solo entiende de este tipo de relaciones. Por ejemplo: clientes y pedidos (un cliente hace muchos pedidos). Otra sería autores y libros, o categorías y productos. Este tipo de relaciones se programas de la siguiente manera. La tabla que inicia la relación tiene un identificador que ha de ser el mismo campo, pero no identificador, en la otra tabla (por ejemplo, en la tabla autor habrá un “id autor” como clave y en la de libros existirá el “id autor” y el “id libro”, que será su clave).

Relación  infinito:infinito.- Por ejemplo cliente y empleado en un supermercado. Un empleado atiende a varios clientes y un cliente es atendido por varios empleados. Cuando hay este tipo de relaciones, aparece una tabla en medio que transforma en relaciones de 1 a infinito porque Access no puede funcionar de infinito a infinito. La relación de infinito a infinito no es comprensible para el programa Access. En este caso esa tabla sería la de compra. Entonces, hará falta un identificador de empleado, otro de cliente y la tabla de en medio deberá tener esas dos id, pero sin ser clave (se les denomina campos llaves extranjeras). A su vez tendrá su propia clave que identificará a dicha tabla (ticket de compra, por ejemplo).

En el ejemplo del hospital, entre médicos y pacientes ha de haber otra tabla que evite la relación infinito a infinito. Podría ser la tabla “visita médica”. Entre pacientes y patologías también se da este tipo de relaciones. La tabla “tratamiento” sería la que nos permitiría establecer relaciones 1 a infinito entre las tablas anteriores. Para completar la base de datos habrá que establecer la relación 1 a infinito entre médicos y especialidades y entre médicos y tratamientos.

Resumiendo, para diseñar una base de datos primero pensamos qué tablas necesitamos, luego qué relaciones debemos establecer entre ellas, y luego qué campos la componen.

Clave combinada. En ocasiones habrá tablas que necesiten combinar dos campos para obtener una misma clave porque por separado sus valores se repiten. Por ejemplo en una hipotética tabla que recoja beneficios por trimestres se repetirían años y trimestres. La solución sería que el campo clave fuera la combinación de año y trimestre, que nunca se repetirá (2013 -T1).

Vamos a elaborar nuestra propia base de datos, que será una discoteca:

El primer paso es definir el contenido de las tablas y sus respectivos campos de información:

TABLAS:

Artista/Grupo

•        IdArt: autonumérico
•        NombreArt: texto
•        Integrantes: numérico
•        Nacionalidad: texto
•        Año debut: fecha
•        IdGénero: numérico
•        Foto: objeto Ole
•        Website: hipervínculo

Álbumes

•        IdAlbum: autonumérico
•        Título: texto
•        Año publicación: numérico
•        Canciones: numérico
•        Premios: deslegable
•        Portada: objeto ole
•        Precio: moneda
•        Vídeo: hipervínculo

Géneros

•        Id Género
•          Nombre 
•          R'n'B
•        Funk
•        Soul
•        Blues
•        Jazz
•        Pop
•        Rock
•        Disco
•        Dance
•        Country
•        Latino
•        Clásico, etc.

Establecemos relaciones entre las tres tablas

Para que la base de datos funcione correctamente debemos relacionar esas tres tablas uniendo campos similares que permitan que los datos fluyan. Para ello tendremos que unir el campo IDArtista de la Tabla Artistas con el campo IDArtista de la Tabla Albumes, el campo IDGénero de la Tabla Artistas con el campo IDGénero de la Tabla Géneros y el campo IDGénero de esa misma tabla con el campo IDGénero de la Tabla Álbumes.

Abrimos la Tabla Álbum y vamos a Diseño (icono regla/cartabón del margen superior izquierdo de la pantalla). Clicamos en el desplegable que hay junto a IDGénero y señalamos Asistente para búsqueda.

A continuación clicamos “siguiente”, seleccionamos “géneros”, “siguiente”, traspasamos nombreG a la derecha con el icono “>”,“siguiente”, seleccionamos NombreG en “ordenar”, “siguiente”, “siguiente”, habilitar integridad de datos y finalizar.

Creamos formularios 

Para introducir datos en nuestra base seleccionaremos la tabla para la que queremos el formulario, iremos al menú crear, asistente para formularios y seleccionamos en columnas (ficha). Lo renombramos y ya tenemos nuestro formulario. A continuación, vamos a inicio, ver, vista diseño. La cuadrícula nos da las dimensiones del formulario. Tiene varios apartados: título y varios apartados. Las etiquetas pueden borrarse o renombrarse, pero no los campos (con fondo blanco). Para ello iremos a diseño de formulario y a formato.

Todas las cajas pueden moverse a discreción. Podemos incluir imágenes importadas para el fondo del formulario. Para seleccionarlo clicamos en el cuadradito que hay en el margen superior izquierdo. Para eliminar el fondo de la foto del formulario: Doble clic en modo diseño del formulario, recuadro, hoja de propiedades, estilo de fondo (Transparente) y estilo de bordes (transparente).

Ahora creamos una portada como un formulario más. Vamos al menú crear y elegimos formulario en blanco. Insertamos una fotografía de gran tamaño para que aparezca como fondo. A continuación cerramos esa portada y creamos botones de acceso. Para ello, abrimos la portada y vamos a diseño de la portada. Elegimos el botón XXX y clicamos en la página donde queramos que aparezca el botón. Seleccionamos operaciones con formularios y abrir formularios. Damos a siguiente y seleccionamos la tabla correspondiente y siguiente, elegimos la opción predeterminada. En texto escribimos “Ver y añadir” álbum, autor… lo que convenga y siguiente y finalizar. Ya tenemos el primer botón.

En el caso de que queramos insertar un botón de salida de la base de datos elegiremos aplicación, salir de la aplicación, texto salida o bien una imagen y finalizar.

Por último, si queremos que al abrir la base ésta lo haga por uno de sus formulario iremos a archivo, opciones, base de datos actual, mostrar formulario y elegimos el que deseamos (portada, artistas, álbumes).

Nociones de ofimática

Podría decirse que la ofimática es la evolución lógica de aplicar las modernas tecnologías a la oficina y, en ese sentido, procede de la unión de la oficina tradicional con la informática. La wikipedia nos la define como "el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionadas".

Su pasado reciente hay que buscarlo en la incorporación a la oficina de la máquina de escribir, la fotocopiadora o del fax, que permitieron mecanizar tareas hasta entonces manuales. Su desarrollo empezó en los años 70 del siglo pasado con la incorporación de las modernas tecnologías, pero se podría decir que arrancó una década después, tras la comercialización masiva del ordenador personal y los programas diseñados específicamente para la gestión comercial, que aumentaron la eficiencia de los procesos propios del trabajo de oficina.

Las posibilidades que programas informáticos como el paquete de Microsoft Office (excel, access, word, etc.) ofrecen en lo que se refiere a la gestión de datos justifican el origen de la ofimática. Nadie puede poner en duda, la eficacia del cálculo y procesamiento de datos que ofrece la informática, así como la capacidad de  almacenamiento de información, y el ahorro económico de los procesos, entre otras virtudes.

Un poco de informática

Podemos definir la Informática como el “conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores” (Wikipedia). o más simplemente: información automática. Contempla una parte física (el hardware o máquinas sobre las que se trabaja) y otra parte de  software (programas o utilidades en uso en los ordenadores). El usuario (la persona) completa este triunvirato informático. 

Ampliando ese mismo concepto del sistema informático, tenemos que existen diversos elementos que intervienen:

- Equipos: Ordenadores, periféricos, sistemas de comunicación.

- Procedimientos: Sistemas Operativos, aplicaciones de gestión, ofimática, sistemas de comunicación, documentación, seguridad (copias, acceso, protección).

- Personal: necesidades de personal, especialización, procedimientos de usuario, formación.

- Mantenimiento del sistema.

En ese sistema existen elementos de entrada de datos (teclado, ratón, scanner), de salida de datos (monitor, impresora) y de procesamiento de datos. Así, los datos que entran pueden ser procesados y almacenados para su posterior reutilización (salida). El almacenamiento se produce en el disco duro del ordenador y cuando el usuario trabaja con esos datos almacenados lo hace utilizando la memoria ram o a corto plazo, utilizando el escritorio.

Toda esa información se mide en bits, la unidad mínima de la información. Ocho bits forman 1 byte (b). 1024b forman un kilobyte, 1024 kb forman 1 Megabyte, 10.24 Mb forman 1 Gigabyte, 1024 Gb forman 1 Terabyte y 1024Tb forman un Petabyte.

Gestión de bases de datos

Una base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. ¿Y a qué se llaman datos? Pues datos son las listas de los libros que posee una biblioteca de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados, etc.

Las bases de datos no sólo nos sirven para almacenar dichos datos, sino también para poder obtener información de los mismos relacionándolos. Por ejemplo, permiten realizar consultas tales como: ¿quéartículo se ha vendido más este mes?, ¿qué clientes compran un determinado artículo? o ¿cuál es la ganancia total del mes?

Para ello es necesario disponer de un gestor de base de datos, que no es más que un programa que permite introducir, almacenar, ordenar y manipular datos, así como organizarlos de manera significativa para

que se puedan recuperar y trabajar con ellos.

En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves: tabla, registro y campo. Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas formadas por campos y registros. En otras palabras, cada tabla está formada por columnas que contienen los campos (nombre, dirección, teléfono, DNI...) y por filas, que son los registros.

Así pues se puede decir que:

• Campo: cada una de las partes en las que se desglosa la información.

• Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

• Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Si tomamos como ejemplo un listín telefónico, veremos que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería  absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañada de un nombre.  Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

Tipos de base de datos: planas y relacionales 

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesite más de una. Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas. A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla (como sería el caso del linstín) se habla de una base de datos plana.

Antes de diseñar una base datos hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.

2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados. 

También conviene tener presente la posibilidad de crear bases de datos en red, que permiten ser consultadas al mismo tiempo por varios usuarios desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y

cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable.

El sistema de gestión de estas bases de datos con múltiples usuarios permiten asimismo limitar el acceso a la información, de forma que cada usuario sólo pueda acceder a los datos que son necesarios para el desempeño de su tarea, lo que redunda en la correcta aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Utilidad de una base de datos  

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir, almacenar y recuperar datos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos como archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.

El orden en una base de datos puede ser alfabético, numérico, de fecha o de hora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. Así, se puede ordenar indistintamente la tabla de “Visitas” por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se puede especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.

Cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas

(de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc.

Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Entre los programas informáticos de gestión de datos más conocidos se cuentan Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D y Butler.

La organización del archivo

Una premisa básica a la hora de afrontar la tarea de archivo es que conviene ser muy metódicos y evitar que el trabajo se acumule sobre la mesa porque al distanciarnos en el tiempo del contenido de cada documento nos resultará más complicado clasificarlo y/o codificarlo.

Hecha esta premisa, pasemos a ver cómo se organiza un archivo:

La primera selección de documentos pasa por saber qué hemos de archivar (por su interés o necesidad para nuestro trabajo) y qué es prescindible y, en consecuencia, se puede tirar. 

Antes de tirar un documento, tal como apunta el experto Miguel Angel Fernández García,  nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

  1.    ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

  2.    ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

  3.    ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

  4.    ¿Para que puedo utilizar esta información?

  5.    ¿Existen implicaciones legales o financieras?

  6.    ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

  7.    ¿Necesita alguien esta información?

Respondiendo a cada una de estas cuestiones determinaremos la utilidad de todos esos documentos y también hallaremos ideas claves para su clasificación y archivado. No hay que olvidar que en toda organización las finalidades del archivo son:

    •    Ser el centro de la información y de la documentación.

    •    Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

    •    Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

    •    Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo, según Fernández García, son aplicar criterios lógicos (Cómo me piden los documentos, cómo necesitamos la información), rigor y sencillez.  Así, para que el archivo sea eficaz los conceptos han de ser inequívocos, explícitos y objetivos.

La organización básica de un archivo precisa de tres elementos:

- Normas de archivo o manual de funcionamiento.

- Índice.

- Instalaciones.

El manual de archivo ha de incluir:

    1.    Introducción general.

    2.    Relación de tipos de documentos más corrientes.

    3.    Proceso de llegada del documento al archivo.

    4.    Normas y sistemas de clasificación.

    5.    Tipos y niveles de archivos.

    6.    Tipos y criterios para documentos.

    7.    Conservación de la documentación en cada nivel.

    8.    Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.

    9.    Normas de eliminación y conservación.

    10.    Normas de retención o caducidad.

    11.    Normas de solicitud de documentación.

    12.    Normas para préstamos.

    13.    Medios materiales necesarios.

    14.    Medios personales necesarios.

El índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer dónde tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.

Tenemos diferentes clases de archivo: Centralizado, descentralizado y mixto.

Archivo centralizado

VENTAJAS:

-         Orden y control.

-         Asequible a todos.

-         Economiza duplicados.

-         Economiza espacio y equipo.

-         El procedimiento es uniforme.

INCONVENIENTES:

-         Es estático.

-         Requiere personal especializado.

-         Retrasa la información.

-         Riguroso en el préstamo.

Archivo descentralizado

VENTAJAS:

-         Mayor autonomía.

-         Ajuste permanente.

-         Rapidez de acceso.

-         No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.

-         Normas estrictas en cuanto al número de copias.

-         Normas para el control y seguimiento de documentos.

INCONVENIENTES:

-         Puede faltar información.

-         Falta de conocimiento del personal.

-         Incremento de las tareas.

-         Búsqueda y control de los documentos difícil.

Archivo mixto:

VENTAJAS:

-         Mayor elasticidad.

-         Pronta localización de documentos.

INCONVENIENTES:

-         Coordinación efectiva entre las dependencias.

-         El archivo central debe establecer normas.

El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:

-         Creación y clasificación.

-         Orden y conservación.

-         Transferencia.

-         Eliminación

Sistemas de clasificación

Reglas básicas de los sistemas de archivo. Los conceptos básicos del archivo son:

-  Título.

    •    Alfabético.

    •    Numérico.

    •    Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

- Alfabéticos.

    • Nominal.

    • Geográfico.

    • Temático.

-  Numéricos.

    • Natural.

    • Cronológico.

    • Codificado.

    • Terminal.

- Alfanuméricos.

El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

- Nombre de la empresa.

-  Nombre de quien firma la carta.

-  Nombre a quien está dirigida la carta.

-  Nombre del tema de la carta.

-  Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.

La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

    1.    Guías primarias.

    2.    Guías secundarias.

    3.    Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.

El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.

El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y el nombre o tema.

En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.

Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.

El archivo numérico consta de:

    1. Índice numérico.

    2. Índice auxiliar.

    3. Índice alfabético.

El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.

Mecánica del archivo

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

    1. Inspección.

    2. Clasificación.

    3. Codificación.

    4. Prearchivo.

    5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

    1.    Archivar sobre la marcha.

    2.    Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.

    3.    Usar separadores.

    4.    Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.

    5.    Sujetar los papeles con grapas.

    6.    Unir las copias de las respuestas.

    7.    Alinear los bordes de los papeles que se archivan.

    8.    No recargar cajones.

    9.    Archivar la correspondencia por asuntos.

    10.    Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.

    11.    Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

    12.    Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

    13.    Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.

    14.    Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.

    15.    Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.

    16.    Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos informáticos.

Control y seguimiento

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargará de establecer:

    •    Normas para el funcionamiento del archivo.

    •    Normas para el control de los documentos.

    •    Normas para transferencia de documentos.

    •    Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:

    •    Archivo recordatorio.

    •    Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

    •    Formulario de registro de salida.

    •    Formulario de comprobante.

    •    Hojas de colores.

    •    Archivo recordatorio.

    •    Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:

    1.    Preparar lista de carpetas transferidas.

    2.    Preparar cajas de transferencia.

    3.    Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.

El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.

El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.

El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que tienen menos uso.

El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para la investigación histórica.

Más información en: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290

Introducción a la gestión de archivos

La gran afluencia de información que nos rodea hace necesario establecer un sistema efectivo que nos permita gestionar todos esos documentos que genera nuestra empresa y que son necesarios para el desarrollo de nuestro trabajo, ya sea por funcionalidad o por imperativo legal. El archivo de todos esos documentos sin un sistema de recuperación y análisis de los mismos es un trabajo baldío. De ahí la importancia de una buena gestión de los archivos que garantice que todos los documentos que contiene estén organizados de forma ordenada y sistemática, de manera que facilite su localización para su posterior uso o consulta.

El fin principal del archivo será, pues, la conservación de documentos bien ordenados y clasificados para garantizar la eficacia de una búsqueda rápida. Pero no menos importante es su función como base de datos que nos permite elaborar informes sobre el funcionamiento de la empresa al relacionar los datos que almacena.

Tipos de documentos y archivos

Todos los archivos almacenan tres tipos genéricos de documentos: los que revisten una utilidad para la gestión empresarial, los que han de conservarse por imperativo legal (básicamente los relacionados con la contabilidad y tesorería) y la documentación de carácter histórico (escrituras de la empresa, primeras facturas...).

Según la utilidad de esos documentos los archivos pueden ser activos (guardan los documentos de utilidad y consulta necesaria para el desarrollo de las actividades diarias), semiactivos (documentos que se consultan poco frecuentemente) o inactivos (de uso prácticamente nulo para el trabajo diario).

Esos archivos pueden organizarse de forma centralizada o descentralizada. Lo habitual en las grandes empresas es que cada departamento gestione su propio archivo para ejercer un mejor control acerca de los documentos que necesita.

Para su puesta en marcha y gestión será conveniente elaborar índices sencillos que permitan a los usuarios localizar fácilmente las materias y documentos almacenados, así como manuales de ayuda que faciliten dicha búsqueda.

Los sistemas de almacenaje de documentos son muy variados y van desde armarios con cierre de seguridad a estanterías, pasando por las conocidas carpetas A-Z o los carros móviles, entre otros muchos.

Sin embargo, en la era de la informática, la tendencia es digitalizar todos los documentos posibles con la finalidad de ahorrar espacio físico en la oficina. Las posibilidades que nos brindan las nuevas tecnologías hacen más efectiva la gestión de los archivos a través de programas que simplifican el trabajo y permiten la elaboración de bases de datos que aportan información útil sobre su contenido a través de informes.

Consejos para mecanografiar

La mecanografía resulta una herramienta básica para cualquier administrativo eficiente. Poder escribir sin necesidad de mirar al teclado nos permitirá ganar mucho tiempo. Saber escribir a máquina significa poder encontrar todas las teclas sin la necesidad de mirar el teclado y sin pensarlo. Para llegar a hacerlo hace falta mucha práctica y repetir los movimientos de forma rutinaria.

A continuación se facilitan consejos extraídos de Internet para dicho aprendizaje:

1. Di las letras en voz alta a la vez que las tecleas. Cada vez que aprendas una letra nueva tu cerebro tiene que establecer una “conexión” entre la letra y el movimiento que hay que hacer para teclearla. Diciendo la letra en voz alta a la vez que la tecleas acelera el aprendizaje, porque no solo ves la letra que quieres teclear aparecer en la pantalla (feedback visual), también al decir la letra en voz alta das un feedback auditivo. A lo mejor parece extraño al principio, en especial si hay más gente cerca, pero vale la pena hacerlo.
2. Practica 3 veces cada semana. No es posible aprender mecanografía haciendo una sola lección cada mucho tiempo. Intenta hacer 3 clases cada semana.
3. Escribe manteniendo el ritmo. Escribiendo al mismo ritmo cometerás menos errores. Al no tener que hacer correcciones serás mucho más rápido y aprenderás bien a primeras.
4. Adopta una postura corporal correcta. Posicionárte correctamente detrás del teclado es importante para poder teclear todas las letras a alta velocidad. Además una postura correcta puede prevenir importantes problemas físicos. En nuestro curso hay explicaciones claras de sobre cómo posicionarte.
5. No intentes ser rápido, pero sé preciso! Una vez que puedas escribir de una forma precisa, la velocidad aumentará sin que tengas que esforzarte. Simplemente escribiendo irás cada vez más rápido.
6. Escoge un curso divertido. Tendrás que hacer muchos ejercicios para llegar a automatizar los movimientos. Eso es algo que puede llegar a ser aburidísimo. Escoge un curso que te resulte divertido, porque serás más consistente en practicar.
7. Deja tu método de escribir. Al principio seguramente irás más lento con diez dedos que con tu forma original de teclear. Te puedo asegurar que eso es solamente al principio, mientras que estás aprendiendo mecanografía. A veces a lo mejor pensarás, porqué tecleo con 10 dedos, si lo haría más rápido con 2. Cuando hayas aprendido la mayoría de las letras de forma correcta, intenta escribir todos los textos aplicando lo que has aprendido. A lo mejor a principio irás un poco más lento, pero es solamente temporal. ¡Llegado a este punto te falta poco para ir más rápido que nunca!
8. La frecuencia es más importante que la cantidad. Seguramente estarás muy motivado al principio y querrás aprender súper rápido haciendo 2 lecciones todos los días. Es mucho mejor hacer un poco menos, pero ser consistente durante todo el curso. Aprenderás mucho más rápido si en vez de, por ejemplo, hacer mucho una vez cada dos semanas practicas un poco todos los días.

Links donde podrás practicar:

http://www.velocidactil.es/jugar-online

http://www.testsadministrativos.es/pg104.html

El sistema de gestión de la calidad

En el momento de incorporarse a su puesto de trabajo, todo trabajador debería recibir información acerca del mismo y de las funciones a desempeñar en la empresa. En ese sentido, se dan tres situaciones en estos casos:

- Que la empresa deje esa labor informativa en el compañero de al lado

- Que no facilite esa información

- Que se rija a través de sus procedimientos de calidad (ISO)

Todas las empresas deberían tener procedimentado todas las actuaciones que llevan a cabo por mor de la eficiencia, así como para facilitar a las personas que se incorporan información útil acerca de cómo han de desarrollar su trabajo. Las que trabajan bajo sistemas de calidad se rigen siempre por procedimientos, que transcriben por escrito los procesos desarrollados en la empresa.

La estructura habitual de un procedimiento es:

1. Objeto del proceso. Permite estandarizar una actividad. Ejemplo: definir cómo se ha de limpiar una cocina.

2. Alcance. A qué espacios físicos afecta el procedimiento.

3. Responsabilidad. Persona o personas que han de vigilar que el procedimiento se lleve a cabo en las condiciones establecidas.

4. Contenido del procedimiento: el desarrollo o ejercicio del mismo. Cómo se hace. Por ejemplo, útiles y productos de limpieza, formación en riesgos laborales, E.P.I.

5. Evaluación: A través de indicadores.

6. Documentación anexa para los procedimientos. Por ejemplo, las instrucciones de trabajo. Es más precisa que el procedimiento.

7. Formatos: plantillas de documentos que se suelen imprimir para llevar el control de alguna acción. Cuando están rellenos se les denomina registros, que nos sirven para obtener información que nos permite tomar decisiones.

8. Referencia a alguna legislación.

9. Referencia a otros procedimientos.

La empresa se vale de diferentes procesos de gestión, muchos de ellos plasmados en papel a través de procedimientos en los que se detalla el proceder específico para cada actividad. 

En algunos casos, el empresario puede recurrir a las IS0 de calidad para establecer dichos procedimientos. En ese caso hay que establecer políticas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales (las que controlan las principales ISO). De esa política surgen procedimientos generales y procedimientos específicos que tienen su propia estructura y su documentación de apoyo. La finalidad es su implantación en la empresa, para la cual se procederá a evaluar (auditorías) si resulta útil para el funcionamiento eficiente de la empresa.


Gestión de la calidad

En primer lugar tendremos la política de calidad, a la que seguirá un manual de calidad del que se emanan procedimientos específicos y generales a seguir. Se completará con instrucciones y registros de calidad (datos que permitirán cuantificar la posterior evaluación).

Deberá establecerse y mantenerse al día un sistema documentado para el sistema de gestión de la calidad en el que se determine la estructura, responsabilidades, recursos y métodos de trabajo con cuyo cumplimiento se asegura la calidad de nuestro producto o servicio.

Estructura de la ISO 9001:2008


Sección 1: Objeto y campo de aplicación (alcance de la norma). 

Sección 2: Normas para consulta (legislación vigente y normativa específica).

Sección 3: Términos y definiciones.

Sección 4: Sistema de Gestión de la Calidad (Documentación y su control). Procedimientos, manual, codificación de datos. Actualización constante de la información relacionada con todos los procedimientos. 

Sección 5: Responsabilidad de la Dirección.

Sección 6: Gestión de los recursos (provisión de medios humanos, técnicos, materiales y ambiente de trabajo).

Sección 7: Realización del producto (planificación, requisitos, comunicación, diseño, compras, producción, identificación, control y dispositivos de medición).

Sección 8: Medición, análisis y mejora (satisfacción del cliente, auditorías, control de procesos, mediciones, mejora contínua, acciones correctivas y preventivas).

Todas las acciones se relacionan con procedimientos, señalizados con título y versión (actualización). La gestión con una norma ISO también implica ejercer un control de calidad sobre los proveedores de la empresa, que deben estar evaluados y aprobados por dicha empresa. Se persigue así que dichos proveedores trabajen con procesos similares a los de la empresa que contrata sus servicios, lo que garantiza, a priori, que se respetan los criterios de calidad o protección del medio ambiente adquiridos por la empresa. 


El proceso en un diagrama de flujo o 'flujograma'

Todo proceso expresado en procedimiento puede utilizar una representación gráfica a través de un diagrama de flujo. Ello facilita su comprensión al ser una forma más clara y contundente de expresar las acciones que contiene dicho proceso.

Símbolos utilizados:


• El óvalo abre el ciclo del procedimiento y lo cierra.

• El rectángulo recoge la descripción de la actividad quse ha de realizar (contiene  siempre un verbo de acción).

• El rombo expresa los puntos donde se requiere tomar una decisión (contiene una pregunta).

• La flecha indica la dirección del flujo de actividades.

• El plano inclinado con flecha hacia la derecha indica una entrada necesaria para realizar una  actividad.

• El plano inclinado con flecha hacia la izquierda indica la salida o resultado de una actividad.

• El rectángulo con base ondulada alude al procedimiento que se utiliza para relizar una actividad.

• El punto se utiliza como conector de actividades cuando el flujograma ocupa más de una página.

El organismo IS0 (International Organization for Standardization), con sede en Suiza, establece las normas estándar de calidad que deberían cumplir todas las empresas y organismos. En España, el organismo ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) se encarga de la certificación a través de diferentes auditoras (AENOR, TUV, APPLUS, BUOI, etc.).

La Organización Internacional de Normalización o ISO (del griego, ἴσος (isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial(23 de febrero de 1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios), comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.

La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 164 países, sobre la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con sede enGinebra, está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento.

Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país. El contenido de los estándares está protegido por derechos de copyright y para acceder ellos el público corriente debe comprar cada documento.

El prestigio, la eficiencia y la propia tendencia del mercado son motivos que impulsan a muchas empresas a adoptar las normas ISO de calidad. Entre las razones principales cabe destacar que  los clientes de una empresa determinada utilizan este sistema, para tener acceso a determinados mercados o por diferenciación o mejora de la competitividad con la empersa rival.

En gestión de la calidad también se aplica el denominado Ciclo de Deming, también conocido como círculo PDCA, que es una estrategia de mejora continua de la calidad de la gestión de una empresa u organización. Está basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart y sus siglas (PDCA) son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), los cuatro pasos de la estrategia. Planificamos con los procedimientos, ejecutan personas y máquinas, verificamos con auditorías, encuestas, indicadores y registros y optimizamos corrigiendo las desviaciones detectadas en el sistema.

El último paso es certificar esa calidad. Certificar es básico para normalizar sistemas de trabajo documentando los procesos asociados y para establecer indicadores de calidad que nos permitan cuantificar la situación actual, marcar objetivos e introducir mejoras en los procesos.