TIPOS
DE COMUNICACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN
Descendente
Canales:
Problemas:
Jerarquización –
bypass (saltar la cadena)
Excesivos eslabones en
la cadena
Barreras físicas de la
ubicación de los distintos departamentos
Barreras psicológicas
Ascendente
Feedback a la comunicación descendente
Canales:
Problemas:
Horizontal.
Mismo nivel jerárquico. Coordinación, unificar criterios,
seguimiento de temas interdepartamentales, evitar duplicidades.
Canales:
Problemas:
Exceso de reuniones
Generación de rumores
ESCRITURA
PROFESIONAL
Es una herramienta al servicio
de la inteligencia. Permite reflexionar y estructurar el mensaje
antes de emitirlo. Favorece la capacidad de persuasón si se domina.
Si no, da mala imagen.
Existe una imposibilidad
de feedback (reacción) inmediato, como ocurre con la comunicación verbal.
La permanencia en el tiempo
de lo escrito es otra de sus características. Se da un desconocimiento exacto de
los receptores finales, yexige conocer y aplicar
las reglas gramaticales.
Dificultades
Psicológicas
Operativas.
Esfuerzo intelectual elevado
Hallar idea
Ordenarlas
Hallar palabras
Construir frases
Ordenar frases
Capacidades
Hemisferio izquierdo
Hemisferio derecho
Resulta necesario tiempo
suficiente y entorno agradable. Al escribir se ponen en marcha los
dos hemisferios del cerebro.
Izquierdo: Denotación,
análisis, lógica planificación, linealidad, cifras, cálculo
Derecho: Connotación,
síntesis, globalidad, conceptos, visualización, sentido artístico,
espiritualidad, emociones.
Comunicación
interna
- Coordina acciones y gana
en eficacia
- Comunicación en la
distancia para comerciales o departamentos externos
- Transmite valores de la
empresa
- Escribir bien supone
ahorrar tiempo y dinero
Comunicacón
externa
- Es el reflejo de la
calidad y profesionalidad de la empresa
- Forma parte de la imagen
transmitida al exterior
- Transmite la orientación
hacia el cliente
- Herramienta vital en el
proceso comercial.
Fases
de la escritura
Enfoque y truco.
Análisis de situaócin y
objetivo del escrito y características del receptor.
Contenido.
Generación de ideas que pueden convergir o divergir.
Información.
Selección de la información
y discriminación de lo inútil.
Estructuración del
contenido. Ideas principales e
ideas secundarias. Resaltar las más importantes.
Redacción. Primer
borrador
Revisión. Segundo
borrador
Valoración. Ajustes
en la redacción
Pulido. Texto
eficaz
Estilo
de redacción
Debe ser breve, conciso y directo,
muy similar al periodístico. Hay que comunicar sin dar lugar a
interpretaciones por parte del receptor.
Conviene usar frases cortas (12-16
palabras). Las que tienen más de 26 palabras sólo las entiende el
26% de la población.
Si un párrafo tiene 3 o
4 frases no está suficientemente estructurado.
No hay que repetir una
misma idea en párrafos diferentes.
Hay que transmitir las
ideas de forma clara.
Es útil seguir la estructura del periodismo aplicando las famosas "6 W" (qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué) y la
también estructura periodística de la pirámide invertida (la información más importante al principio.
El 80% del texto deben
ser palabras breves y es aconsejable utilizar palabras usuales
y sencillas. No renunciar al lenguaje
técnico, pero sí a los tecnicismos innecesarios, y desterrar las palabras ambiguas y los términos
rimbombantes.
Utilizar “o sea” o
“es decir” implica que la frase previa no está clara y
convendría revisarla.
Uso
de verbos
La forma verbal activa
aporta al texto dinamismo, actualidad. El estilo impersonal
supone formalidad y distancia. La forma positiva, mejor
que la negativa, y el tiempo verbal presente siempre
es mejor que el pasado y futuro. Genera inmediatez, disponibilidad.
Consejos
Frases cortas, máximo
20 palabras
Párrafos cortos, máximo
100 palabras
Cada párrafo un mensaje
o idea
Epígrafes cortos,
máximo 10 palabras
Redacción sistemática
Estilo impersonal
Verbos en forma activa
Tiempos simples
Rigor: un dato vale más
que 1.000 argumentos
Estructura:
Planteamiento, nudo y desenlace
ortografía y gramática
Claridad, brevedad y
concisión
ELABORACIÓN
DE DOCUMENTOS PROFESIONALES
Pauta
para la redacción
Cuerpo de carta
Introducción: breve
exposición del tema a ratar
Desarrollo: aportar
datos objeto de la comunicación que se pretende
Conclusiones,
solicitudes o ruegos
Características
Pautas
para redactar
Señalar en el asunto el
tema a tratar
Saludo general
Estructura: introducción
y desarrollo breves, utilizándo párrafos independientes
Redaccón directa,
mensajes breves. No má de 24 líneas
Lenguaje adaptado: el
mismo trato que se mantuvo anteriormente con el interlocutor.
Considerar también a quien recibe con copia.
No debe ser un documento
en sí. Si hay que incluirlo se adjunta en formato pdf.
No usar fondos ni
símbolos
No usar palabras
completas en mayúsculas
Despedida: se aconseja
mostrar accesibilidad mediante la autofirma, que incluye el úmero
de teléfono
Revisar la estructura y
la gramática
Respuesta inmediata
(agradecimientos, soluciones...)
Contenidos
Factores críticos de
una reunión
Cinco
factores clave determinan el proceso de una reunión:
a) Objetivos claros.
Normalmente, solucionar algo a largo plazo. Debe se conocido por
todos los participantes y exponerse al inicio y al final de la
reunión.
b) Contenidos: Deben ser
concretos, claros y concisos. También realistas y alcanzables.
Deben generar inteérs y aportar algún beneficio. Deben constar por
escrito. Cinco pasos imprescindibles:
Delimitar el tema
Listar posibles temas
relacionados
Identificar solo los
temas imprescindibles para el objetivo
Ordenar y priorizar
Temporizar cada uno de
ellos (por ejemplo, 20 minutos para analizar cada uno)
Participantes: Las cuatro “ies”
(a quien convocamos)
1.
Interés de la reunión para cada asistente
2.
Información previa para poder seguirla adecuadamente
3.
Importancia de su asistencia y su aportación a la reunión
4.
Implicación en los resultados y plan de acción de la sesión
Material necesario.
Prever:
Documentación
Material audiovisual
Suficientematerial para
todos
Si se entrega material
previo, recordar que hay que traerlo a la reunión
probar antes el
material audiovisual
e) Tiempo. Rigurosos
dentro de la flexibilidad. Conocer de antemano la duración y pedir
que se respeten los tiempos. Cuantificarlos bien para cada tema y su
posterior debate.
El moderador tiene
unpapel importante asignando turnos de palabra.
Consejos para ahorrar
tiempo:
Fases de la reunión
Antes de la reunión.
Preparación previa controlando los factores críticos
Checklist
Objetivo de cada tema
Cómo desarrollar cada
tema
Técnicas apropiadas
Tiempo para cada tema
Documentos y materiales
Cómo presentar cada
tema
Conclusiones que
deberán extraer los ponentes
Cómo comprobar su
comprensión
Durante la reunión.
Gestión adecuada del tiempo por parte de un moderador
Después de la
reunión. Evaluación y seguimiento de acuerdos y plan de acción
Documentar la reunión
Convocatoria
orden del día
Acta de la reunión. Ha
de estar firmada por todos los asistentes
Notas del acta. Borrador
de lo tratado
Documentación adjunta
entregada con motivo de la reunión
Las personas
En toda reunión se dan
dos tipos de rol:
Roles de función:
Técnicos, expertos...
Roles de comportamiento:
en función de la personalidad que exhibe cada asistente
(implementador, promotor, sustentador...)
Técnicas de
dinamización
Existen multitud de
técnicas, la más común de las cuales es el Brainstorming.
Consiste en generar el mayor número de ideas para facilitar y
enriquecer la toma de decisiones. Sus fases son:
Clarificar la técnica.
Aclarar reglas y procedimiento. No replicar para fomentar el
proceso creativo
Ejercicios de
precalentamiento. Promover un clima relajado
Definicóin de la
situación
Creativa: ideas
Incubación. Selección
de ideas viables
Categorización.
Clasificación de ideas
Crítica. Evaluar y
seleccionar la soluócin adecuada pa el problema
Tipos de reunión
Informativas.
Transmiten un mensaje concreto para ser entendido y utilizado de
forma clara y concisa. El mensaje debe ser estructurado, con
exposición clara y concisa, adaptada al nivel del receptor.
Aclaraciones y preguntas y aconsejable entregar documentación
escrita. El moderador expone el tema e introduce al ponente,
coordina turnos de preguntas y se asegura que todos han entendido el
mensaje.
De
toma de seguimiento. Obtiene datos de los asistentes sobre temas
concretos (por ejemplo, problemas de funcionamiento). Identificar el
tema y ver el conocimiento sobre el mismo, ver opiniones. Son
operativas con 8-10 personas. El moderador ha de fomentar el debate
y recoger sugerencias.
De
análisis de problemas. Proponer alternativas de solución y
consensuar las mejores. La metodología consiste en identificar y
analizar el problema, usar métodos de generación de alternativas,
debate y discusión y valoración de alternativas. El moderador
deber orientar para que el grupo expresa libremente sus opiniones y
no llevarlo hacia sus propias ideas técnicas de clarificación.
Creativas.
Generar ideas nuevas para cambio y mejora continua. Se usa el
brainstorming, mejor en grupos reducidos o subgrupos. Suelen tener
segunda parte para analizar si las ideas extraídas tienen éxito.
De
toma de decisiones. Segunda parte de la de generación de ideas
(creativas). Persiguen establecer un plan de acción. Quién va a
hacer qué, cómo y cuándo.
De
seguimiento de proyectos. Detecta y resuelve posibles
desviaciones del proyecto inicial tanto positivas como negativas. Se
intercambia información y se comprueba la evolución de los
objetivos y se hace un seguimiento de las tareas.
De
negociación. Busca un acuerdo eficaz mediante alternativas que
muestran un beneficio para todos. Conviene hacerlas por escrito para
hacer Conviene hacerlas por escrito para hacer constar acuerdos y
desacuerdos.
Tres
fases:
Preparación
Estructura
Introducción
Desarrollo
Conclusión
Presentación
Formatos
Encabezamientos
Márgenes
Tipografía
Encuadernación
Paginación
Tipos
más habituales
De
situación: problema o situación
De
diagnóstico: Qué se ha hecho al respecto
De
Resultados: Qué ha pasado después del diagnóstico
De
Seguimiento: Qué se puede hacer ahora
Estructura
