Los libros de registro de tesorería van cambiando en función del régimen
fiscal elegido: estimación directa y estimación objetiva o módulos. La
estimación por módulos u objetiva viene determinada por un listado que publica el Ministerio de Hacienda donde se
indica qué actividades pueden acogerse a dicho sistema. Entre las ventajas de
este sistema figura que se paga cada trimestre la misma cantidad sin importar los
rendimientos; en otras paslabras, se paga por lo que se tiene y no por lo que se gana. La
estimación directa implica controlar gastos e ingresos.
Las empresas que se rigen por estimación
directa han de llevar los siguientes libros obligatoriamente:
-
Libro registro de facturas emitidas (obligado
por la ley del IVA).
-
Libro registro de facturas recibidas (obligado
por la ley del IVA).
-
Libro registro de bienes de inversión (obligado
por la ley del IVA).
-
Libro diario (si están obligadas a llevar
contabilidad).
-
Libro de inventarios (si están obligadas a
llevar contabilidad).
-
Cuentas anuales (si están obligadas a llevar
contabilidad).
o Balance
de situación.
o Cuenta
de resultados.
o Memoria.
o EFE
(Estado de Flujo de Efectivos).
o ECPN
(Estado del Cambio del Patrimonio Neto).
A nivel laboral:
-
Libro de visitas.
Otros libros obligados (cuando no se
lleva contabilidad):
-
Libro registro de ingresos.
-
Libro registro de gastos.
-
Libro registro de bienes de inversión.
-
Libro registro de provisiones de fondos y
suplidos.
Si el régimen elegido es el de estimación
objetiva, sólo hay que llevar el libro registro de facturas emitidas, el de
facturas recibidas y el de bienes de inversión.
Si se trata de personas jurídicas (S.L., S.A.,
etc.), a parte de éstos libros, están obligadas a llevar otros libros:
-
Libro de actas.
-
Libro registro de acciones nominativas, para las
S.A.
-
Libro registro de socios, para las S.L.
Libro registro de facturas emitidas
En él anotaremos todas las facturas y tickets
(facturas simplificadas) indicando número, fecha, destinatario (cliente), CIF, base
imponible, tipo impositivo y cuota tributaria. Número y fecha han de ser
correlativos. Si una misma factura tiene distintos tipos de IVA se desglosarán
los datos. También se pueden agrupar varias facturas correlativas emitidas en
la misma fecha, cuyo importe total no supere los 6.000 euros.
Libro registro de facturas recibidas
Registra todas las facturas y documentos
sustitutivos (tickets) de todas las operaciones realizadas por el sujeto pasivo
del impuesto. En él incluiremos el número de recepción (orden en que se recibe),
la fecha de entrada o de emisión, beneficiario (proveedor), CIF, base
imponible, tipo y cuota. Si una misma factura tiene distintos tipos de IVA se
desglosarán los datos. También se pueden agrupar varias facturas recibidas en
la misma fecha de un mismo proveedor, cuyo importe total no supere los 6.000
euros y cuyas bases sean inferiores a 500 euros.
Libro registro de bienes de inversión
Alquiler de oficina, mobiliario, material
de ofimática, automóviles… forman parte de los bienes de inversión de una
empresa. Todo aquello que representa un desembolso elevado y que permanecerá en
la empresa más de un ejercicio (año) se considera un bien de inversión.
Este libro debe indicar la fecha de
adquisición, descripción del bien (indicando la factura de adquisición o título
de posesión, la escritura de compraventa, el contrato de leasing o renting…),
el proveedor (CIF, razón social y domicilio), la vida útil o amortización.
Libro de caja
En él registramos los cobros y pagos que
se realizan en efectivo. El saldo del libro debe reflejar el dinero que hay en
la caja en ese momento. Incluye la fecha, concepto o descripción, entrada, salida
y saldo.
Libro de bancos
Es donde se anotan todas las operaciones
que se realizan con el banco. Es útil
cuando se envían remesas al banco porque se puede anotar al detalle los cheques
o recibos remitidos. La estructura del
libro es similar a la del libro de caja.
Libro registro de efectos comerciales a
pagar
Se anotan en él todos los efectos comerciales
(letras, cheques, pagarés…) que se deben pagar a los proveedores (vende
productos) o acreedores (presta servicios). Es un libro voluntario que puede
incluir las casillas que se desee. La estructura habitual es: número de letra,
fecha de libramiento o emisión, librador, domicilio de pago, vencimiento,
importe nominal, importe o nominal, observaciones.
Libro registro de efectos comerciales a
cobrar
Registra los efectos comerciales que se deban
cobrar tanto de clientes como de deudores (clientes a los que se les presta un
servicio fuera del propio ámbito de trabajo: por ejemplo un asesor fiscal que
da un curso de formación. Es muy importante controlar los vencimientos para que
no se nos pase el plazo de presentación al cobro. Los efectos comerciales se pueden llevar al
banco para descontar (crédito bancario a cuenta de dichos efectos) o en gestión
de cobro. La estructura habitual es: número de letra, fecha de libramiento o
emisión, librado, domicilio de pago, vencimiento, importe nominal, importe o nominal,
gestión de cobro, descuentos y observaciones.
Libro cuenta corriente de clientes
Se dedica una hoja o ficha para cada cliente,
donde se especifican los datos del mismo y cada una de las operaciones
realizadas con él. La ficha de cliente incluye los siguientes datos: Número de
cliente, razón social, CIF/NIF, domicilio, teléfono, datos bancarios… todos los
datos importantes para nosotros (personas de contacto, email, % de gasto,
etc.).
Las facturas emitidas se contabilizan como
deuda del cliente y los pagos como haber. La columna del haber se le resta a la
del Debe para saber el dinero que ese cliente nos adeuda.
Libro cuenta corriente de proveedores o
ficha de proveedores
Se dedica una hoja para cada proveedor o
acreedor especificando todos sus datos y todas sus operaciones. El esquema es el mismo que el anterior con la
peculiaridad de que el debe y el haber funcionan al revés porque nosotros somos
quienes pagamos.
En la columna Haber consignamos la deuda contraída con nuestro proveedor y en la Debe los pagos satisfechos.
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