Instrumentos de representación contable. Teoría de las cuentas

Los elementos patrimoniales de una empresa, con el paso del tiempo, van sufriendo variaciones como consecuencia de las compras, ventas, pagos, cobros, cancelaciones de deudas y otras cuestiones. Para plasmar esos cambios, entre los instrumentos de representación  contable figuran los hechos contables. Un hecho contable es aquel acontecimiento que afecta  o puede afectar significativamente al patrimonio de la empresa de forma directa y concreta.  En otras palabras, un hecho contable es cualquier modificación  significativa que sufran los elementos que forman parte del patrimonio (desaparición de un vehículo, gastos de reparaciones de vehículos, etc.).

La forma de traducir al lenguaje contable los hechos contables se lleva a cabo a través del registro contable. Este registro se realiza a través de unos instrumentos que son las cuentas y un método, que es la partida doble.

La cuenta es un instrumento  representativo  de las variaciones y situaciones en un momento dado de un elemento del patrimonio (por ejemplo, reflejaría todos los movimientos de la caja). La coordinación de todas las cuentas de la contabilidad nos dará una visión total del patrimonio de la unidad económica.

La cuenta se divide en dos partes: una recoge los aumentos de valor y la otra las disminuciones. Este esquema  de cuenta se representa por una “T”:

Se ha establecido que la parte izquierda de la cuenta se llame Debe y la derecha Haber. Las disminuciones de valor se  anotan en el Haber y los incrementos en el Debe.

Configuración de las cuentas

Existen cuentas de patrimonio y cuentas de resultado. Las cuentas de patrimonio son las que componen el balance de situación.  Es decir, tendremos cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto.   Las cuentas de patrimonio se hallan en los grupos 1 a 5 del Cuadro de Cuentas: capital social, donaciones y legados, proveedores, mercaderías, etc.

Por su parte, las cuentas de resultado reflejan conceptos de ingresos y gastos, a partir de los cuales se calcula lacuenta de resultado. Entenderemos por ingresos las ventas procedentes de la actividad o cualquier otra explotación que tenga la empresa. Los gastos no reflejan elementos del patrimonio, sino que indican compras, consumos, pérdidas e intereses que genere la empresa. Las cuentas de gastos se hallan en el grupo 6 y las de ingresos y beneficios en el 7.

¿Cómo se mueven las cuentas?¿Qué va en el Debe y qué en el Haber?

En las cuentas de activo, cuando los bienes incrementen el valor se ubicarán en el Debe. Si lo disminuyen, en el Haber. En las cuentas de pasivo, será al revés. Cuando hay más obligaciones (más deuda), se ubicará en el Haber y cuando haya menos en el Debe.

Se consideran cuentas de Activo las que representan elementos patrimoniales que signifiquen bienes y derechos de propiedad de la empresa. Entre ellas estarían la (570) Caja, euros; la (572) Bancos e Instituciones de crédito, c/c vista, euros; la (430) Clientes, la (4310) Efectos comerciales en cartera y la (300) Mercaderías.

Por su parte, el Pasivo agrupa aquellos elementos que signifiquen deudas u obligacioens de pago de la empresa (fuentes de financiación ajenas).

Los gastos (cuentas del grupo 6), salvo excepciones, siempre se ubican en el Debe y los ingresos (grupo 7) siempre irán en el Haber, salvo las mismas excepciones.

Terminología de las cuentas

• Abrir una cuenta: Consiste en ponerle un nombre y un código en el encabezamiento y anotar la primera operación.
• Cargar, debitar o adeudar: No es más que realizar una anotación en el Debe de una cuenta.
• Abonar, acreditar o datar: Es realizar una anotación en el Haber.
• Saldo: Es la diferencia entre la suma del Debe y la del Haber en un momento determinado. Será un  saldo deudor cuando la suma del Debe sea mayor que la del Haber, y saldo acreedor cuando suceda lo contrario.
• Saldar una cuenta: Consiste en hacer una anotación  para lograr  que el saldo sea cero.
• Cerrar una cuenta: Consiste en saldar una cuenta  y no realizar ninguna otra operación en ella. 

El asiento

En contabilidad, se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio  de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas  de una empresa.

En el sistema de partida doble, cada asiento se compone al menos de dos anotaciones: una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos, y afectan al activo  o al pasivo, y se fundamentan por el hecho de que todo apunte afecta al menos a dos cuentas y cada movimiento tiene una contrapartida.

En todo caso, aunque nada especifica la normativa legal,la siguiente información:

·                    Fecha de la anotación.

·                    Número que hace el asiento a lo largo del ejercicio.

·                    Cuentas que intervienen (con su código y denominación).

·                    Importes asociados a cada cuenta, señalando si son cargos o abonos.

·                    Breve descripción de la operación. 

El método de registro contable: la Partida Doble

La partida doble nació como método de registro y rendición de cuentas a los propietarios, representando el Activo los bienes y derechos y el Pasivo (+ Patrimonio Neto) las fuentes de financiación propia y ajena.

En todo hecho económico cabe distinguir un origen  o financiación  que se inscribirá en el Haber, y un destino o fin del hecho que se anotará en el Debe.

Este método implica que hacer un cargo en una cuenta supondrá hacer un abono en otra y viceversa. El valor monetario de la anotación en las dos cuentas ha de ser el mismo. Cualquier apunte contable ha de hacerse de forma que permanezca inalterable la ecuación básica: A = P + N.