La gran afluencia de información que nos rodea hace necesario establecer un sistema efectivo que nos permita gestionar todos esos documentos que genera nuestra empresa y que son necesarios para el desarrollo de nuestro trabajo, ya sea por funcionalidad o por imperativo legal. El archivo de todos esos documentos sin un sistema de recuperación y análisis de los mismos es un trabajo baldío. De ahí la importancia de una buena gestión de los archivos que garantice que todos los documentos que contiene estén organizados de forma ordenada y sistemática, de manera que facilite su localización para su posterior uso o consulta.
El fin principal del archivo será, pues, la conservación de documentos bien ordenados y clasificados para garantizar la eficacia de una búsqueda rápida. Pero no menos importante es su función como base de datos que nos permite elaborar informes sobre el funcionamiento de la empresa al relacionar los datos que almacena.
Tipos de documentos y archivos
Todos los archivos almacenan tres tipos genéricos de documentos: los que revisten una utilidad para la gestión empresarial, los que han de conservarse por imperativo legal (básicamente los relacionados con la contabilidad y tesorería) y la documentación de carácter histórico (escrituras de la empresa, primeras facturas...).
Según la utilidad de esos documentos los archivos pueden ser activos (guardan los documentos de utilidad y consulta necesaria para el desarrollo de las actividades diarias), semiactivos (documentos que se consultan poco frecuentemente) o inactivos (de uso prácticamente nulo para el trabajo diario).
Esos archivos pueden organizarse de forma centralizada o descentralizada. Lo habitual en las grandes empresas es que cada departamento gestione su propio archivo para ejercer un mejor control acerca de los documentos que necesita.
Para su puesta en marcha y gestión será conveniente elaborar índices sencillos que permitan a los usuarios localizar fácilmente las materias y documentos almacenados, así como manuales de ayuda que faciliten dicha búsqueda.
Los sistemas de almacenaje de documentos son muy variados y van desde armarios con cierre de seguridad a estanterías, pasando por las conocidas carpetas A-Z o los carros móviles, entre otros muchos.
Sin embargo, en la era de la informática, la tendencia es digitalizar todos los documentos posibles con la finalidad de ahorrar espacio físico en la oficina. Las posibilidades que nos brindan las nuevas tecnologías hacen más efectiva la gestión de los archivos a través de programas que simplifican el trabajo y permiten la elaboración de bases de datos que aportan información útil sobre su contenido a través de informes.
El fin principal del archivo será, pues, la conservación de documentos bien ordenados y clasificados para garantizar la eficacia de una búsqueda rápida. Pero no menos importante es su función como base de datos que nos permite elaborar informes sobre el funcionamiento de la empresa al relacionar los datos que almacena.
Tipos de documentos y archivos
Todos los archivos almacenan tres tipos genéricos de documentos: los que revisten una utilidad para la gestión empresarial, los que han de conservarse por imperativo legal (básicamente los relacionados con la contabilidad y tesorería) y la documentación de carácter histórico (escrituras de la empresa, primeras facturas...).
Según la utilidad de esos documentos los archivos pueden ser activos (guardan los documentos de utilidad y consulta necesaria para el desarrollo de las actividades diarias), semiactivos (documentos que se consultan poco frecuentemente) o inactivos (de uso prácticamente nulo para el trabajo diario).
Esos archivos pueden organizarse de forma centralizada o descentralizada. Lo habitual en las grandes empresas es que cada departamento gestione su propio archivo para ejercer un mejor control acerca de los documentos que necesita.
Para su puesta en marcha y gestión será conveniente elaborar índices sencillos que permitan a los usuarios localizar fácilmente las materias y documentos almacenados, así como manuales de ayuda que faciliten dicha búsqueda.
Los sistemas de almacenaje de documentos son muy variados y van desde armarios con cierre de seguridad a estanterías, pasando por las conocidas carpetas A-Z o los carros móviles, entre otros muchos.
Sin embargo, en la era de la informática, la tendencia es digitalizar todos los documentos posibles con la finalidad de ahorrar espacio físico en la oficina. Las posibilidades que nos brindan las nuevas tecnologías hacen más efectiva la gestión de los archivos a través de programas que simplifican el trabajo y permiten la elaboración de bases de datos que aportan información útil sobre su contenido a través de informes.
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